Estar próximo do seu público, é essencial para a manutenção dos relacionamentos e captação de novos clientes.
Nosso trabalho parte desde a concepção do evento, suas estratégias, metas além de seu gerenciamento estrutural e financeiro.
ÁREAS DE ATUAÇÃO NA CONSULTORIA OU ASSESSORIA
Marketing para Eventos
. Elaboração e acompanhamento do plano de comunicação e divulgação do evento.
. Captação e relacionamento com apoiadores institucionais e promocionais e permutas com mídias.
. Condução das estratégias de marketing, envolvendo lançamento, contatos com agências de publicidade e assessoria de imprensa, (veículos de comunicação, clipping e releases).
. Produção de textos para materiais de divulgação: convites, folhetos, anúncios, banners, cartazes etc.
Gerenciamento do evento
. Desenvolvimento de projetos de eventos envolvendo estudo de viabilidade, pesquisa mercadológica, orçamento, planta baixa comercial e operacional, plano de comunicação e divulgação, formação das estratégias.
. Definição do plano do evento, tipos de controle, orçamentos e gestão de fluxo de caixa, estabelecimento do cronograma e calendário, formatação de relatórios gerenciais de acompanhamento e performance.
. Elaboração do cronograma de montagem, manutenção técnica e preparação do orçamento operacional dos eventos, gerenciamento operacional dos projetos, contratação e controle das despesas operacionais de cada evento.
Gerenciamento de Feiras e Exposições
. Elaboração e Coordenação do manual do expositor. Controle e administração dos formulários de expositores, condução de pesquisa de satisfação (expositores e participantes).
. Contratação e acompanhamento da montagem dos estandes desde a vistoria, marcação de piso, montagem dos estandes, realização, coordenação de equipes de fornecedores (montadora oficial, limpeza, buffet, segurança, ambulatório, receptivo, agência de turismo, instalação de passadeiras, entre outros) até a entrega do pavilhão.
Gerenciamento de Seminários e Congressos
. Identificação do palestrantes, convites, follow-ups e relacionamento com autores, palestrantes, conferencistas etc.
. Expedição e controle de sinopses e trabalhos técnicos finais.
. Elaboração da grade técnica do evento.
. Produção, expedição e controle de certificados para congressistas.
. Prêmios (regulamento, procedimentos, tabulação).
Comercialização: (inscrição, patrocínio, exposição)
. Desenvolvimento do projeto comercial e a comercialização de áreas, comercialização de montagens de estandes, projetos de fomento, patrocínio, exposição e merchandising.
. Captação de expositores – contamos com forte banco de dados da indústria para esta missão – desenvolvemos o portfólio comercial do evento.
Logística: rede de fornecedores (orçamentos e contratação)
. Contratação e Gestão de todos os fornecedores do evento ( secretaria, montagem, automação, divulgação, seguros, etc.)
. Operacionalização de eventos desmontagem de congressos, exposições e feiras, minicursos, reuniões e A&B (coffee, brunch, almoço, coquetel, happy hour, jantares temáticos).
Cerimonial
. Preparação do protocolo de abertura dos eventos, cerimonial, convites, etc.
. Elaboração das escalas de trabalho, treinamento das equipes de apoio, acompanhamento das inscrições.
Gestão de Pessoas : Equipe e Convidados
. Interface com clientes externos e fornecedores, através do acompanhamento das vendas e negociação, necessidades operacionais e condução dos contatos internos.
. Relacionamento com palestrantes, conferencistas, mediadores e presidentes de mesa, através da coordenação de atendimento e fornecimento de passagens, hospedagens e diárias.
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